Privacy Encoder Favicon White
Demo
Domande Frequenti: risposte chiare e complete sul GDPR

Domande frequenti su Privacy Encoder®

Qui trovi le risposte alle domande più comuni su piattaforma, sicurezza, licenze e conformità al GDPR.

Privacy Encoder è una piattaforma Cloud pensata per gestire in modo integrato e centralizzato la Data Protection in azienda, con particolare focus sul GDPR.

Ti permette di amministrare informative, registri, nomine, rischi, incidenti, diritti degli interessati e documentazione, trasformando la compliance da obbligo astratto a processo operativo chiaro e tracciabile. 

Privacy Encoder è pensata per:

  • PMI e Gruppi societari che vogliono strutturare la propria governance privacy;
  • DPO interni, Consulenti e Studi professionali che seguono più clienti;
  • Enti pubblici e Organizzazioni complesse con molti trattamenti, ruoli distribuiti e audit periodici.

La piattaforma è progettata per supportare le aziende europee nel rispetto della normativa dell’Unione Europea in materia di protezione dei dati personali (GDPR) e delle relative linee guida.

Grazie ai diversi Add-on, la soluzione si estende anche a realtà operative in contesti internazionali, garantendo il supporto alla conformità con normative sulla protezione dei dati personali fondate sul principio di accountability.

Certamente: puoi richiedere una demo personalizzata, in cui un nostro consulente ti mostrerà le funzionalità più adatte al tuo contesto aziendale e risponderà alle tue domande specifiche.

Privacy Encoder offre, tra le altre, le seguenti funzionalità: 

  • definizione di ruoli e responsabilità (Titolari, Responsabili, DPO, incaricati);
  • mappatura privacy societaria e registro dei trattamenti;
  • DPIA, analisi dei rischi e test sul “legittimo interesse”;
  • gestione delle violazioni dei dati personali;
  • gestione dei diritti degli interessati;
  • monitoraggio dei trasferimenti di dati fuori dallo S.E.E.;
  • formazione privacy, gestione e archivio documentale;
  • dashboard di monitoraggio per avere sempre sotto controllo il livello di compliance.

Tutto è pensato per risparmiare tempo, ridurre i rischi e rendere audit-ready la tua organizzazione.

Sì. Privacy Encoder è progettata per essere configurabile:

  • è possibile adattare campi, liste a tendina e template documentali alle esigenze della tua realtà;
  • puoi configurare ruoli, profili di accesso e viste per entità, società o area;
  • i flussi possono essere adattati alle tue policy interne, mantenendo comunque una struttura coerente con i requisiti GDPR.

Sì. Privacy Encoder è una piattaforma multilingue, disponibile in italiano, inglese, tedesco, francese e spagnolo, per supportare le esigenze tipiche di gruppi societari internazionali e organizzazioni distribuite su più Paesi.

La piattaforma può inoltre essere estesa e configurata in ulteriori lingue, in base alle necessità dell’organizzazione.

I dati sono conservati in ambienti cloud protetti e conformi agli standard internazionali di sicurezza, con data center situati in giurisdizioni adeguate alla natura del servizio (contesto italiano e europeo).

I dettagli su localizzazione e misure di sicurezza possono essere forniti nella documentazione contrattuale e nel Data Processing Agreement (DPA).

La sicurezza è uno dei pilastri di Privacy Encoder. Sono adottate misure tecniche e organizzative quali:

  • comunicazioni cifrate;
  • gestione sicura degli accessi (autenticazione, ruoli, permessi);
  • logging e audit delle operazioni;
  • backup regolari e piani di continuità operativa;
  • procedure interne per la gestione degli incidenti di sicurezza.

Richiedi una call per maggiori dettagli tecnici e policy di sicurezza.

Per ulteriori dettagli guarda le nostre certificazioni.

All’interno della tua organizzazione, l’accesso ai dati è gestito tramite:

  • ruoli utente (es. Admin, Compliance Officer, DPO, Operatore) con permessi differenti;
  • segmentazione per società/entità/area, se lavori come Gruppo.

Il team tecnico e di supporto può accedere ai dati solo nei casi strettamente necessari (ad esempio per supporto o manutenzione), nel rispetto del DPA e delle norme sulla riservatezza.

Sì: la suite Encoder è progettata per rispondere ai requisiti delle seguenti normative:

  • Privacy Encoder – General Data Protection Regulation (GDPR) dell’UE; 
  • Privacy Swiss – Federal Act for Data Protection (Switzerland) 2023 (LPD o FADP svizzera);
  • Privacy Brasil – Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
  • Privacy USA – California Consumer Privacy Act (CCPA).

Il nostro approccio LegalTech permette di configurare i DB normativi per tutte le norme mondiali in materia di Data Protection basate sul princio di accountability.  

Chiedi una call per ulteriori dettagli.

Offriamo diverse tipologie di licenza in base alla struttura e alle esigenze:

  • Licenza singola Società – per aziende con un’unica entità giuridica;
  • Licenza Gruppo societario – per realtà con più società/brand da governare in modo uniforme;
  • Licenze per consulenti – per chi segue più clienti e ha bisogno di gestirli in un’unica piattaforma.
  • Licenze per Compliance Officer/ DPO – per chi vuole avere una gestione della Compliance efficace ed integrata nei propri processi.

Se hai necessità di licenze personalizzate contattaci.

Sì. Privacy Encoder è pensato anche per:

  • mappare più entità giuridiche nella stessa istanza;
  • avere registri e ruoli separati, ma con una vista aggregata sul gruppo;
  • gestire permessi diversi per utenti che seguono solo certe società.

Dipende dalla complessità della tua realtà e dallo stato attuale della governance privacy, ma in media:

  • l’onboarding iniziale (configurazione, primi registri, ruoli, formazione base) richiede poche ore, invece che mesi come altri strumenti sul mercato;

  • molte aziende vedono benefici concreti entro 30–60 giorni, soprattutto in termini di riduzione del tempo dedicato alle attività documentali e di Governance.

Sì. Prevediamo procedure di import e migrazione per:

  • registri dei trattamenti esistenti (es. in Excel; PDF; CSV);
  • documentazione (policy, informative, nomine);
  • eventuali dati strutturati provenienti da altri applicativi.

L’obiettivo è farti passare a Privacy Encoder senza perdere continuità operativa.

Privacy Encoder nasce all’interno del gruppo Opticon (Opticon Data Swiss / Opticon Data Solutions), che sviluppa una suite di piattaforme software dedicate alla compliance normativa e alla governance dei dati e delle tecnologie digitali, tra cui:

  • Privacy Encoder® – piattaforma per la compliance GDPR a livello europeo, rivolta ad aziende e consulenti che operano nel contesto normativo UE (privacyencoder.com);
  • Privacy Swiss® – piattaforma per la conformità alla LPD sul territorio svizzero, pensata per imprese e professionisti con base normativa elvetica (privacyswiss.ch);
  • Parrot Whistleblowing® (ParrotWB) – piattaforma di segnalazione per la gestione sicura e conforme delle segnalazioni di whistleblowing (parrotwb.com);
  • AI Encoder® – piattaforma Cloud modulare per governare l’Intelligenza Artificiale in azienda, in conformità con l’AI Act (aiencoder.ai).

Sì: tutti gli applicativi del gruppo Opticon (Opticon Data Swiss / Opticon Data Solutions) combinano:

  • competenze LegalTech;
  • competenze cybersecurity;
  • capacità di progettare processi, policy e controlli contestualizzati con la tua realtà.

Se ti serve non solo la piattaforma ma un percorso completo di adeguamento, possiamo affiancarti con servizi di consulenza, formazione e sicurezza tecnica.

Certamente. Puoi:

  • richiedere una demo personalizzata di Privacy Encoder, in cui vedrai la piattaforma sui casi d’uso più vicini alla tua realtà;
  • chiederci una call esplorativa per capire se, oltre a Privacy Encoder, ha senso integrare strumenti come Privacy Swiss®, ParrotWB® o AI Encoder® nel tuo perimetro.

“Si comprende davvero solo a partire dai problemi reali, non dalle teorie”.

Più risorse? esperti? tempo? No, solo Privacy Encoder®

Unisciti alle aziende che si affidano a Privacy Encoder per gestire in modo sicuro la protezione dei dati e la conformità normativa.

Chiedi una Demo
Domande Frequenti