Privacy Encoder est une application web en cloud capable de garantir des services toujours à jour par rapport à l’évolution de la réglementation en matière de protection des données personnelles.
Le portail permet d’optimiser la gestion des obligations exigées par le GDPR pour toutes les parties concernées.
Responsable du traitement, Groupe d’entreprises, Consultant et Délégué à la protection des données (DPO).
Gérer la confidentialité en entreprise n’a jamais été aussi simple. Avec les modules de Privacy Encoder, nous vous garantissons une gouvernance centralisée et à toute épreuve en matière de responsabilité.
Informations, registres, nominations et bien plus encore : tout ce dont vous avez besoin, immédiatement disponible, pour gagner du temps, réduire les risques et démontrer votre conformité de manière claire et efficace.
Surveillez en temps réel le niveau de conformité de votre organisation grâce à une série d’indicateurs centralisés et constamment mis à jour. Chaque métrique est conçue pour offrir une vision immédiate et claire de l’état de conformité du responsable du traitement.
Gérez de manière agile et transparente la structure de confidentialité de votre entreprise en définissant les rôles et responsabilités de toutes les parties impliquées dans la gestion du traitement des données personnelles, afin d’atteindre un niveau optimal de gouvernance des données.
Créez des modèles personnalisés d’audit, utiles pour surveiller les niveaux de conformité atteints par votre entreprise.
Gérez et surveillez tous les transferts de données personnelles en dehors de l’Espace Èconomique Européen (EEE), en évaluant leur légalité également par l’adoption de mesures supplémentaires.
Enregistrez et maintenez une cartographie détaillée et constamment mise à jour des traitements des données personnelles effectués en qualité de Responsable du traitement et/ou de Sous-traitant.
Réalisez l’Évaluation d’Impact sur la Vie Privée basée sur les lignes directrices émises par les autorités de contrôle européennes (EDPB), sur la norme ISO/IEC 29134 et sur les standards de référence les plus courants en la matière, qui fournissent des éléments utiles pour l’identification, l’analyse et l’évaluation des risques liés à un traitement.
Identifiez l’intérêt légitime du Responsable du traitement en réalisant le test de nécessité et en évaluant l’équilibre des intérêts.
Suite à cette analyse, vous serez en mesure de déterminer l’intérêt légitime comme condition de licéité du traitement.
Réalisez l’analyse des niveaux de risque identifiés sur les traitements effectués, ainsi que sur les actifs internes et externes impliqués dans le traitement.
C’est un outil efficace d’Accountability pour évaluer périodiquement la conformité au GDPR.
Gérez toutes les violations de données personnelles subies, en évaluant la gravité de l’incident et en les consignant dans le registre des violations.
Traitez toutes les demandes d’exercice des droits provenant des personnes concernées grâce à un calendrier avec système de notifications centralisé et consignez-les dans le registre dédié.
Créez et exportez toute la documentation relative à la vie privée, disponible sur des modèles personnalisés, de manière simple et conforme à l’« Accountability ».
Archivez la documentation relative à la vie privée de votre entreprise dans un espace Cloud dédié, vous permettant de travailler en synergie avec votre équipe privacy.
Nommez les personnes autorisées au traitement en leur attribuant la division d’appartenance ainsi que le rôle en matière de confidentialité au sein de la Société.
Vous pourrez également surveiller et tenir à jour la documentation relative à la confidentialité remise à l’employé.
Surveillez en permanence les besoins en formation des personnes autorisées au traitement.
La formation est un élément indispensable pour démontrer la responsabilité du responsable du traitement.
Nous répondons aux besoins d’intercommunication entre dispositifs et applications d’entreprise afin d’optimiser les processus de conformité.
Nous développons constamment de nouveaux modules pour améliorer et étendre les fonctionnalités de notre plateforme.
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD – ou en anglais GDPR: General Data Protection Regulation) est le règlement (UE) 2016/679, entré en vigueur le 25 mai 2018, qui régit la collecte, le traitement, la conservation et la protection des données personnelles au sein de l’Union européenne et de l’Espace économique européen. Le GDPR s’applique à toutes les organisations, publiques ou privées, qui traitent des données personnelles de citoyens de l’UE, quel que soit leur siège social.
Son objectif principal est de renforcer les droits des personnes concernées, en garantissant une plus grande transparence, un meilleur contrôle et une sécurité accrue dans le traitement des données personnelles. La conformité au GDPR ne constitue pas seulement une obligation légale : elle représente un levier stratégique pour instaurer la confiance auprès des clients, partenaires et parties prenantes. Une approche consciente et structurée de la protection des données personnelles améliore la réputation de l’entreprise, réduit les risques juridiques et économiques, et jette les bases d’une innovation durable et responsable.
Le GDPR représente une réglementation ambitieuse et essentielle, dont l’application exige une approche proactive de la part des entreprises.
Dans ce contexte, Privacy Encoder est le partenaire idéal pour vous guider dans ce nouvel environnement réglementaire, en veillant à ce que vos systèmes soient non seulement conformes, mais aussi éthiques et prêts à relever les défis de demain.
Analyse de l’état actuel de la gestion des données personnelles. Identification de :
Cette phase pose les bases d’un plan de mise en conformité solide.
Catalogage des données traitées et leur catégorisation selon la sensibilité et les finalités. Identification des flux de données internes et externes.
Essentiel pour comprendre où intervenir et comment protéger au mieux les informations.
Adoption de solutions techniques et organisationnelles appropriées. Définition de politiques, contrôles d’accès et procédures de gestion des incidents.
Cela permet de garantir la protection des données et de prévenir les violations.
Engagement actif du personnel via des programmes de formation. Promotion de la culture de la confidentialité et des bonnes pratiques.
La conformité n’est efficace que si elle est partagée par toute l’organisation.
Vérification périodique de la conformité et mise à jour des processus. Gestion du registre des traitements, audits et réponse aux nouveaux risques.
Le GDPR est un parcours continu, pas un objectif statique.
Nous avons rassemblé ici quelques questions générales. Vous voulez en savoir plus ? Contactez-nous pour découvrir comment Privacy Encoder peut accompagner votre entreprise dans la conformité au GDPR.
Privacy Encoder est le logiciel de gestion qui accompagne et soutient les entreprises dans l’adaptation et le maintien de leur structure de confidentialité, ainsi que dans la démonstration du principe plus large de «Responsabilisation» (Accountability) vis-à-vis des principes et obligations liés au RGPD.
Privacy Encoder est une application web en cloud entièrement modulable selon les besoins du client et constamment mise à jour pour garantir des services en conformité avec l’évolution de la réglementation en matière de confidentialité.
Le portail est également disponible en version multilingue pour faciliter son utilisation (italien, anglais, français, allemand et espagnol).
Plusieurs types de licences sont proposés :
Licence pour une seule société, conçue pour créer et suivre la structure de confidentialité de la société elle-même ;
Licence pour groupe de sociétés, conçue pour favoriser une gestion correcte et homogène de la structure de confidentialité des sociétés appartenant au groupe ;
Licence DPO, conçue pour superviser les processus du responsable du traitement ;
Licence Consultant, conçue pour faciliter l’activité de conseil en matière de confidentialité auprès d’un groupe spécifique d’entreprises.
Privacy Encoder a structuré différents types d’utilisateurs en fonction des autorisations que chacun doit posséder :
Utilisateur Admin : permet la création d’opérateurs à associer aux entreprises et/ou aux différents modules activés ;
Utilisateur DPO / DPO Groupe d’entreprises : a accès à l’entreprise ou aux entreprises du groupe avec des droits de lecture et d’écriture ;
Utilisateur Opérateur : peut intervenir en lecture et écriture dans les modules attribués par l’utilisateur Admin au sein de l’entreprise ou des entreprises.
Privacy Encoder est enregistré dans le programme CSA STAR (Security Trust Assurance & Risk), garantissant des audits périodiques pour le maintien de standards de sécurité élevés. Il est également certifié ISO/IEC 27001, 27017 et 27018. Consultez nos certifications ici.
Grâce à notre approche d’interopérabilité entre les systèmes, Privacy Encoder est conçu pour garantir la portabilité des données, tant en entrée qu’en sortie, afin d’assurer la continuité des opérations de ses clients.
