Organisez et gérez la conformité de manière efficace et continue

Centralisez les registres, rôles, informations, nominations et politiques dans un environnement cloud unique, en réduisant au minimum les erreurs, doublons et versions contradictoires.

Un ensemble de modules pour éliminer le problème de :

  • Registres différents dans Excel, difficiles à harmoniser entre sociétés et départements ;
  • Documents de confidentialité (informations, nominations, politiques) dispersés entre dossiers réseau, emails et systèmes de gestion ;
  • Aucune vue d’ensemble sur qui fait quoi avec les données personnelles et sur quelle version des documents est valable ;
  • Difficulté à démontrer rapidement la responsabilité (Accountability) et la conformité correspondante au RGPD.

Opérationnel en quelques semaines

Onboarding guidé, importation des données existantes et modèles déjà prêts pour les registres et documents. Pas besoin de réinventer les processus : vous les structurez une seule fois, de manière cohérente.

Une équipe d’experts en LegalTech

Nous allions compétences juridiques et technologiques pour vous accompagner dans la conception de la structure de confidentialité la mieux adaptée à votre organisation.

Un team di esperti nel LegalTech

Uniamo competenze legali e tecnologiche per accompagnarti nel disegno della struttura privacy più adatta alla tua organizzazione.

La différence se voit :

Sans

Privacy Encoder®:

  • Registres Excel différents selon la société/le département, sans version « officielle » ;
  • Informations et nominations enregistrées dans des dossiers personnels ou difficiles à retrouver ;
  • Rôles en matière de confidentialité non clairement cartographiés ;
  • Aucune vue d’ensemble sur le niveau de conformité et la couverture documentaire.

Avec

Privacy Encoder®:

  • Un registre centralisé unique pour toutes les entités et tous les traitements ;
  • Mises à jour suivies avec historique et version toujours claire ;
  • Cartographie visuelle des responsables, codécideurs, délégués et rôles opérationnels ;
  • Tableau de bord en temps réel : voyez immédiatement où vous êtes conforme et où se trouvent les écarts.

Nos modules recommandés pour

01. Gouvernance et Documentation

Organisez et gérez la conformité de manière efficace et continue.

Conformité sous contrôle.

Tableau de bord de surveillance

Surveillez en temps réel le niveau de conformité de votre organisation grâce à une série d’indicateurs centralisés et constamment mis à jour.

Chaque indicateur est conçu pour offrir une vision immédiate et claire de l’état de conformité du responsable du traitement.

Cartographier, comprendre, agir.

Cartographie des entreprises

Gérez de manière agile et transparente la structure de confidentialité de votre entreprise en définissant les rôles et les responsabilités de toutes les personnes impliquées dans la gestion du traitement des données personnelles afin d’atteindre une gouvernance optimale des données.

Inventaire centralisé.

Registre des traitements

Enregistrez et conservez, de manière détaillée et constamment mise à jour, la cartographie des traitements des données à caractère personnel effectués en tant que responsable du traitement et/ou sous-traitant.

Responsabilité sous contrôle.

Rôles en matière de confidentialité

Nommez les personnes autorisées au traitement en leur attribuant le service auquel elles appartiennent et le rôle qu’elles occupent au sein de l’entreprise en matière de confidentialité. Vous pourrez également contrôler et mettre à jour la documentation relative à la confidentialité remise à l’employé.

Il est également possible d’interroger le système à l’aide de filtres personnalisés.

Documentation toujours prête.

Gestion documentaire

Créez et exportez toute la documentation relative à la confidentialité, disponible sur des modèles personnalisés, de manière simple et conforme aux exigences en matière de responsabilité.

Archives toujours bien organisées.

Archives documentaire

Archivez la documentation relative à la confidentialité de l’entreprise dans un espace Cloud dédié. Vous pourrez travailler en synergie avec votre équipe chargée de la confidentialité.

À qui s’adresse Privacy Encoder®

Parcours dédiés à différents modèles d’organisation

PME et groupes d’entreprises

Pour ceux qui souhaitent remplacer les dossiers réseau et les fichiers Excel par une gouvernance structurée, centralisée et évolutive.

DPO et consultants en confidentialité

Pour standardiser la documentation entre plusieurs clients, en maintenant registres et modèles alignés et toujours à jour.

Organismes publics et organisations complexes

Pour gérer des structures complexes, des rôles distribués et des processus formels nécessitant un archivage documentaire toujours prêt pour l’audit.

Plus ressources ? experts ? temps ? Non, seulement Privacy Encoder®

Rejoignez les entreprises qui font confiance à Privacy Encoder® pour gérer en toute sécurité la protection des données et la conformité réglementaire.